GARTH COMMUNITY CENTRE 

Terms and Conditions of Hire

 

These Terms and Conditions apply to all individuals and organizations hiring Garth Community Centre. By proceeding with the hire, the Hirer agrees to comply with these Terms and Conditions.

 

1. General Responsibilities

1.1 Respect for Property

The Hirer must ensure that all persons attending the event respect the property of Garth Community Centre, including the building, fixtures, fittings, equipment, and surrounding areas.

 

1.2 Supervision and Conduct

The Hirer is responsible for the supervision and conduct of all attendees, including children. The Hirer must ensure that guests behave in an orderly manner and do not cause damage to the premises or disturbance to others.

 

1.3 Capacity Limits

The Hirer must not exceed the venue's capacity limits for safety reasons. This applies to all rooms hired and outdoor areas.

 

2. Use of the Venue

2.1 Permitted Use

The Hirer must only use the venue for the purpose stated in the Hire Agreement. Any unauthorized use (e.g., public events, ticketed events, parties not disclosed at the time of booking) may result in immediate termination of the hire and forfeiture of the deposit.

 

2.2 Prohibited Activities

The following are strictly prohibited:

- Smoking within the premises.

- The use of open flames (including candles)

- Illegal substances or any form of illegal activity.

- Excessive noise that disturbs nearby residents or businesses.

- Any form of vandalism, graffiti, or deliberate damage.

 

3. Damage and Cleaning

3.1 Damage to the Venue 

The Hirer will be held responsible for any damage to the Centre, its furniture, fittings, and equipment caused during the hire period. The Venue reserves the right to withhold part or all of the Hirer’s deposit and invoice the Hirer for any additional costs incurred in repairing or replacing damaged property.

 

3.2 Inspection and Reporting

A Venue representative may inspect the hired area before and after the event. The Hirer must report any damage or faults noticed during their event immediately. Failure to do so may result in additional charges.

 

3.3 Cleaning Responsibilities 

The Hirer is required to leave the venue in a clean and tidy condition. All waste bins must be emptied and all rubbish removed. Failure to meet this requirement may result in additional cleaning charges, which will be deducted from the deposit or invoiced to the Hirer.

 

4. Nuisance and Noise Control

4.1 Noise Levels 

The Hirer is responsible for ensuring that noise is kept to an acceptable level during the event. Amplified music or loud noise must cease by 10pm to comply with local noise regulations. The Venue reserves the right to stop any activities causing excessive noise.

 

4.2 Disruption to Neighbours 

The Hirer must ensure that guests do not cause disturbance or nuisance to local residents or other users of the Centre. This includes avoiding loitering, shouting, or loud behaviour in outdoor areas and when arriving at or leaving the Venue.

 

5. Safety and Security

5.1 Health and Safety Compliance

The Hirer is responsible for ensuring compliance with all health and safety regulations during the hire period. This includes ensuring that fire exits are not obstructed and that emergency procedures are communicated to attendees.

 

5.2 Security of the Venue

The Hirer is responsible for ensuring the security of the Venue during the hire. All doors and windows must be securely locked upon leaving, and any loss of keys must be reported immediately. The cost of replacing lost keys or damage resulting from negligence will be charged to the Hirer.

 

6. Termination of Hire

6.1 Breach of Terms

The Venue reserves the right to terminate the hire immediately if there is any breach of these Terms and Conditions, especially in cases of:

- Unruly or dangerous behaviour.

- Damage to property.

- Excessive noise or disturbance to others.

 

6.2 Eviction of Guests

The Venue may ask the Hirer to remove or evict any guest whose behaviour is deemed disruptive or dangerous. Failure to comply will result in the immediate termination of the event, forfeiture of the deposit, and potential reporting to the authorities.

 

7. Deposit and Liability

7.1 Deposit 

A refundable security deposit for parties is required to cover potential damage, excessive cleaning, or breach of these Terms and Conditions. The deposit will be returned within 7 days after the event, subject to a satisfactory inspection of the premises.

 

7.2 Liability for Damage 

The Hirer is liable for all costs related to damage caused during the hire period. This includes damage to the building, equipment, or any other property owned by Garth Community Centre.

 

7.3 Third-Party Liability

The Venue accepts no liability for injury, loss, or damage to the Hirer or their guests, unless caused by the Venue's negligence.

 

8. Insurance

8.1 Public Liability Insurance

The Hirer is advised to have public liability insurance to cover any incidents arising during the event. The Venue may request proof of insurance for large or public events.

 

9. Indemnity

 

The Hirer agrees to indemnify and hold Garth Community Centre, its staff, and volunteers harmless from any claims, liabilities, damages, or expenses arising from the Hirer's use of the Venue, including any injury or damage caused to third parties.

 

10. Amendments

 

Garth Community Centre reserves the right to amend these Terms and Conditions at any time. The Hirer will be notified of any significant changes prior to their event.

 

By proceeding with the hire, the Hirer confirms that they have read, understood, and agreed to these Terms and Conditions. Failure to comply with these conditions may result in additional charges, termination of hire, and loss of deposit.

 

CANOLFAN GYMUNEDOL Y GARTH 

Telerau ac Amodau Llogi Mae'r Telerau ac Amodau hyn yn berthnasol i bob unigolyn a sefydliad sy'n llogi Canolfan Gymunedol Garth.

Trwy fwrw ymlaen â’r llogi, mae’r Llogwr yn cytuno i gydymffurfio â’r Telerau ac Amodau hyn.

Cyfrifoldebau Cyffredinol

1.1 Parch at Eiddo Rhaid i'r Llogwr sicrhau bod pawb sy'n mynychu'r digwyddiad yn parchu eiddo Canolfan Gymunedol Garth, gan gynnwys yr adeilad, gosodiadau, ffitiadau, offer, a'r ardaloedd cyfagos.

 

1.2 Goruchwyliaeth ac Ymddygiad Mae'r Llogwr yn gyfrifol am oruchwylio ac ymddygiad yr holl fynychwyr, gan gynnwys plant. Rhaid i'r Llogwr sicrhau bod gwesteion yn ymddwyn yn drefnus ac nad ydynt yn achosi difrod i'r eiddo nac yn tarfu ar eraill.

 

1.3 Cyfyngiadau Cynhwysedd Rhaid i'r Llogwr beidio â mynd y tu hwnt i derfynau cynhwysedd y lleoliad am resymau diogelwch. Mae hyn yn berthnasol i bob ystafell a logir a mannau awyr agored.

 

2. Defnydd o'r Lleoliad

 

2.1 Defnydd a Ganiateir Dim ond at y diben a nodir yn y Cytundeb Llogi y mae'n rhaid i'r Llogwr ddefnyddio'r lleoliad. Gall unrhyw ddefnydd anawdurdodedig (e.e., digwyddiadau cyhoeddus, digwyddiadau â thocynnau, partïon nas datgelwyd ar adeg archebu) arwain at derfynu’r llogi ar unwaith a fforffedu’r blaendal.

2..2 Gweithgareddau Gwaharddedig Mae'r canlynol wedi'u gwahardd yn llym:

- Ysmygu o fewn y safle.

- Y defnydd o fflamau agored (gan gynnwys canhwyllau)

- Sylweddau anghyfreithlon neu unrhyw fath o weithgaredd anghyfreithlon.

- Gormod o sŵn sy'n tarfu ar drigolion neu fusnesau cyfagos.

- Unrhyw fath o fandaliaeth, graffiti neu ddifrod bwriadol.

 

3.Difrod a Glanhau

 

3.1 Difrod i'r Lleoliad 

Bydd y Llogwr yn gyfrifol am unrhyw ddifrod i’r Ganolfan, ei ddodrefn, ei ffitiadau a’i hoffer a achosir yn ystod y cyfnod llogi. Mae’r Lleoliad yn cadw’r hawl i atal rhan neu’r cyfan o flaendal y Llogwr ac anfonebu’r Llogwr am unrhyw gostau ychwanegol sy’n codi wrth atgyweirio neu adnewyddu eiddo a ddifrodwyd.

 

3.2 Arolygu ac Adrodd

Gall cynrychiolydd o'r Lleoliad archwilio'r man llogi cyn ac ar ôl y digwyddiad. Mae'n rhaid i'r Llogwr roi gwybod ar unwaith am unrhyw ddifrod neu namau y sylwir arnynt yn ystod eu digwyddiad. Gall methu â gwneud hynny arwain at gostau ychwanegol.

 

3.3 Cyfrifoldebau Glanhau 

Mae'n ofynnol i'r Llogwr adael y lleoliad mewn cyflwr glân a thaclus. Rhaid gwagio pob bin gwastraff a chael gwared ar yr holl sbwriel. Gall methu â bodloni’r gofyniad hwn arwain at gostau glanhau ychwanegol, a fydd yn cael eu tynnu o’r blaendal neu eu hanfonebu i’r Llogwr.

 

4. Niwsans a Rheoli Sŵn

 

4.1 Lefelau Sŵn 

Mae'r Llogwr yn gyfrifol am sicrhau bod sŵn yn cael ei gadw i lefel dderbyniol yn ystod y digwyddiad. Rhaid i gerddoriaeth wedi'i chwyddo neu sŵn uchel ddod i ben erbyn 10pm i gydymffurfio â rheoliadau sŵn lleol. Mae'r Lleoliad yn cadw'r hawl i atal unrhyw weithgareddau rhag achosi sŵn gormodol.

 

4.2 Amharu ar Gymdogion 

Rhaid i'r Llogwr sicrhau nad yw gwesteion yn achosi aflonyddwch neu niwsans i drigolion lleol neu ddefnyddwyr eraill y Ganolfan. Mae hyn yn cynnwys osgoi loetran, gweiddi, neu ymddygiad uchel mewn ardaloedd awyr agored ac wrth gyrraedd neu adael y Lleoliad.

 

5. Diogelwch a Sicrwydd

 

5.1 Cydymffurfiad Iechyd a Diogelwch

Mae'r Llogwr yn gyfrifol am sicrhau cydymffurfiaeth â'r holl reoliadau iechyd a diogelwch yn ystod y cyfnod llogi. Mae hyn yn cynnwys sicrhau nad yw allanfeydd tân yn cael eu rhwystro a bod gweithdrefnau brys yn cael eu cyfleu i fynychwyr.

 

5.2 Diogelwch y Lleoliad

Mae'r Llogwr yn gyfrifol am sicrhau diogelwch y Lleoliad yn ystod y llogi. Rhaid cloi pob drws a ffenestr yn ddiogel wrth adael, a rhaid rhoi gwybod ar unwaith am unrhyw golli allweddi. Bydd cost amnewid allweddi coll neu ddifrod o ganlyniad i esgeulustod yn cael ei godi ar y Llogwr.

 

6.Terfynu Llogi

 

6.1 Torri'r Telerau

Mae’r Lleoliad yn cadw’r hawl i derfynu’r llogi ar unwaith os oes unrhyw dorri ar y Telerau ac Amodau hyn, yn enwedig mewn achosion o:

- Ymddygiad afreolus neu beryglus.

- Difrod i eiddo.

- Gormod o sŵn neu aflonyddwch i eraill.

 

6.2 Troi Gwesteion allan

Gall y Lleoliad ofyn i'r Llogwr symud neu droi allan unrhyw westai yr ystyrir ei ymddygiad yn aflonyddgar neu'n beryglus. Bydd methu â chydymffurfio yn arwain at derfynu’r digwyddiad ar unwaith, fforffedu’r blaendal, a’r posibilrwydd o adrodd i’r awdurdodau.

 

7. Blaendal ac Atebolrwydd

 

7.1 Blaendal 

Mae angen blaendal diogelwch ad-daladwy ar gyfer partïon i dalu am ddifrod posibl, glanhau gormodol, neu dorri'r Telerau ac Amodau hyn. Bydd y blaendal yn cael ei ddychwelyd o fewn 7 diwrnod ar ôl y digwyddiad, yn amodol ar archwiliad boddhaol o'r eiddo.

 

7.2 Atebolrwydd am Ddifrod 

Mae'r Llogwr yn atebol am yr holl gostau sy'n gysylltiedig â difrod a achosir yn ystod y cyfnod llogi. Mae hyn yn cynnwys difrod i'r adeilad, offer, neu unrhyw eiddo arall sy'n eiddo i Ganolfan Gymunedol Garth.

 

7.3 Atebolrwydd Trydydd Parti

Nid yw'r Lleoliad yn derbyn unrhyw gyfrifoldeb am anaf, colled, neu ddifrod i'r Llogwr na'i westeion, oni bai ei fod wedi'i achosi gan esgeulustod y Lleoliad.

 

8. Yswiriant

8.1 Cynghorir y Llogwr i gael yswiriant atebolrwydd cyhoeddus ar gyfer unrhyw ddigwyddiadau sy'n codi yn ystod y digwyddiad. Gall y Lleoliad ofyn am brawf yswiriant ar gyfer digwyddiadau mawr neu gyhoeddus.

 

9. Indemniad

 

9.1 Mae'r Llogwr yn cytuno i indemnio a chadw Canolfan Gymunedol y Garth, ei staff, a gwirfoddolwyr yn ddiniwed rhag unrhyw hawliadau, rhwymedigaethau, iawndal, neu dreuliau sy'n deillio o ddefnydd y Llogwr o'r Lleoliad, gan gynnwys unrhyw anaf neu ddifrod a achosir i drydydd partïon.

 

10. Gwelliannau

Mae Canolfan Gymunedol Garth yn cadw'r hawl i ddiwygio'r Telerau ac Amodau hyn ar unrhyw adeg. Bydd y Llogwr yn cael gwybod am unrhyw newidiadau arwyddocaol cyn eu digwyddiad.

 

Wrth fwrw ymlaen â’r llogi, mae’r Llogwr yn cadarnhau ei fod wedi darllen, deall a chytuno i’r Telerau ac Amodau hyn. Gall methu â chydymffurfio â'r amodau hyn arwain at daliadau ychwanegol, terfynu llogi, a cholli blaendal.